L’établissement public de santé de Ville-Évrard bénéficie d’un service d’archives destiné, en interne, au personnel administratif et médical mais aussi au public extérieur (étudiants, chercheurs, généalogistes …). La communication de documents est gratuite et s’effectue sur place. Situé sur le site historique de Ville-Évrard, le service des archives dispose d’une salle de lecture. Elle est dotée d’un règlement intérieur qui définit les conditions d’accessibilité aux documents. Les archives de Ville-Évrard sont des archives publiques, qui par essence, sont imprescriptibles et inaliénables.
Le service des archives centralise et gère l’ensemble des documents produits ou reçus par les services administratifs, médicaux-techniques et toutes les unités de soins, d’hospitalisation et de consultation, des différents secteurs de l’établissement (dont quatre-vingt-dix lieux de soins ambulatoires). Il assure ainsi la collecte, le traitement, la conservation et la communication de ces archives qui représentent près de trois kilomètres linéaires, composés à part égale d’archives administratives et médicales. La conservation des archives se justifie en raison des intérêts publics de l’établissement, de la continuité des soins au patient et de la transmission de la mémoire collective de l’institution.
Les archives de Ville-Évrard remontent à la création de l’établissement, en 1868. Elles se divisent en deux fonds : les archives modernes (1868-1940) et les archives contemporaines (1940 à nos jours). Le classement des archives hospitalières diffère selon la date des documents. Les archives antérieures au 31 décembre 1970 intègrent le cadre de classement, annexé au règlement des archives hospitalières de 1968. Le répertoire numérique détaillé est en cours d’élaboration et il convient, actuellement, de soumettre à l’archiviste l’objet de sa recherche. Les archives postérieures au 31 décembre 1970 sont classées en série W, classement en continu par ordre d’entrée, et bénéficient de bordereaux de versement qui tiennent lieu d’instruments de recherche. Depuis 1979, cette série est commune à l’ensemble des services d’archives publiques en France pour accueillir les documents postérieurs au 10 juillet 1940.
Les archives de l’EPS de Ville-Évrard peuvent recevoir des documents d’origine privée qui leur son remis à titre onéreux ou gratuit, temporaire ou définitif, c'est-à-dire par voie de don, de dépôt, de legs ou d’achat. Tous ces documents constituent des entrées par voie extraordinaire.
Malgré la possibilité d’éliminer une partie des dossiers médicaux, en application de l’article R 1112-7 du code de la santé publique, aucune élimination règlementaire n’a encore été pratiquée à Ville-Évrard. Il se peut, néanmoins, que certains dossiers médicaux ne puissent être retrouvés, ayant été détruits dans les années 1980, du fait de l’état pulvérulent du papier. Les dossiers médicaux sont cotés et quasiment tous répertoriés dans une base de données informatisée qui permet les recherches, la gestion des demandes et le suivi des communications. Parmi les dossiers de patients les plus célèbres figurent ceux d’Antonin Artaud, Camille Claudel, le père Komitas, Ernest Menetrier dit Hodinos ou encore Yuzo Saeki.
En application du code du patrimoine (article L. 213-1), ces archives publiques sont communicables de plein droit. Cependant, certaines catégories d’archives publiques dérogent à ce principe et ne peuvent être communiquées qu’après un délai spécifique, fixé par l’article L. 213-2 du code du patrimoine. Concernant les archives hospitalières ces principaux délais sont ainsi définis :
Avant l’expiration de ces délais, les archives non librement communicables peuvent faire l’objet d’une demande de dérogation individuelle et nominative. Cette dérogation est instruite par le service interministériel des archives de France (SIAF) du ministère de la culture et de la communication après avis consultatif des services détenteurs et producteurs desdits documents.
Qui communique le dossier médical
Le service des archives est seulement habilité à donner en communication les dossiers médicaux librement communicables en vertu de l’article L.213-2 du code du patrimoine qui fixe la levée du secret médical. Ces délais sont de 25 ans à compter de la date du décès de l’intéressé ou de 120 ans à compter de la date de naissance de la personne en cause si le décès n’est pas connu ou avéré. Avant que ces délais soient échus, la communicabilité est régie par les articles R. 1111-1 et suivants du code de la santé publique issus de la loi de 2002. Dans ce cas, les demandes de communication de dossier sont à transmettre au service des relations avec les usagers de l’établissement.
Anne-Pascale Saliou,
responsable du service
ap.saliou@epsve.fr
01 43 09 33 65
06 07 40 08 86
202 avenue Jean Jaurès
93332 Neuilly-sur-Marne
L'EPS conserve ses registres de la loi depuis son ouverture
L’établissement est membre de la commission archives du GIP Ascodocpsy, réseau documentaire national spécialisé en santé mentale.
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